In base alla storicità dell’immobile e alla complessità dell’immobile stesso è possibile che i documenti relativi all’edificio siano molto consistenti. Per questo è richiesto uno spazio fisico dove archiviarli e indicizzarli, una Data Room appunto. Una data room permette di accedere ai vari fascicoli e di consultarli facilmente. Un tempo una DataRoom era un vero e proprio spazio fisico dove avvenivano le operazioni di Due Diligence. Venivano realizzate in prospettiva di una cessione di un immobile o un intero patrimonio immobiliare. All’interno della Data Room spesso venditore e acquirente si scambiavano informazioni, a volte anche molto riservate, al fine di concludere la compravendita.
Cos’è una Virtual Data Room?
Oggi le DataRoom vengono solitamente digitalizzate (Virtual Data Room) scansionando i vari documenti e le varie tavole in modo da poterci accedere facilmente anche da remoto e da più soggetti contemporaneamente. L’accesso avviene solitamente via web. Avviene con delle procedure concordate dalle parti o stabilite dal venditore. Vengono creati degli accessi (username e password) che poi vengono forniti alle parti interessati a partecipare alla trattativa. In alcuni casi gli accessi permettono solo di visionare i documenti, in altri casi di scaricarli.
È sicura una Virtual Data Room?
Una Virtual DataRoom è un servizio informatico e in quanto tale va gestito con i dovuti accorgimenti relativi ai protocolli di sicurezza informatica moderni. Esistono società che vendono questi servizi chiavi in mano e customizzabili in funzione delle necessità del richiedente. In altri casi la proprietà può decidere di predisporre una Virtual Data Room sulla propria rete aziendale. Si può decidere di renderla pubblica via web o permettendo l’accesso unicamente dalla propria intranet.
I server su cui vengono installati i servizi di Virtual Data Room sono server protetti e che utilizzano protocolli di elevati standard di sicurezza e certificati digitali per la cifratura dei dati trasferiti, nonché protetti da firewall e software di sicurezza.
Quali sono i vantaggi di una Virtual Data Room?
Una Virtual Data Room permette di accedere ai documenti di interesse e necessari a valutare in via preliminare una compravendita senza doversi recare fisicamente a visionare tali documenti. Tale servizio, se correttamente gestito e organizzato, permette di agevolare e velocizzare tutta la fase preliminare di una trattativa. Specie se questa è pubblica e a cui accedono molti soggetti interessati. Altre volte ancora, se la trattativa riveste interesse internazionali i documenti (o parte di essi) vengono tradotti in più lingue.
In che modo una Virtual Data Room incide su una Due Diligence?
Quando un professionista viene incaricato di predisporre una Due Diligence parte in via preliminare con l’analisi della documentazione in possesso della proprietà. Una Virtual DataRoom sicuramente agevola il lavoro del professionista che può accedere, visionare e analizzare i documenti presenti e predisporre l’attività per cui è stato incaricato.
Il nostro studio professionale si occupa di effettuare Audit Tecnici al fine di svolgere una Due Diligence Immobiliare o di una parte di essa. Ci occupiamo di predisporre o digitalizzare una Data Room. Se hai bisogno di una consulenza o chiarimenti relativi alla possibilità di realizzare una DataRoom, contattaci. Compila il nostro form e saremo lieti di fornirti il supporto necessario.
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